Cantik dan Kemas Pengurusan Fail..

Catatan :  Mohd  Asri Redha

Tarikh : 15 Januari 2020

Assalaamualaikum WBT.. Dan Selamat Siang..

Hari ini saya bersiaran dari Hotel MyAngkasa, Chandek Kura, Langkawi..  Bersama anak-anak buah yang mengadakan bengkel disini. 

Bengkel ini sengaja diaturkan diluar dari ofis untuk membolehkan para peserta memberikan sepenuh perhatian kepada kerja kursus yang diamanahkan.

Catatan kali ini saya nak cerita berkenaan program pada hari ini dan kelmarin disini. Sepertimana sedia maklum setiap jabatan dan organisasi sudah semestinya ada fail-fail yang dibuka untuk merekodkan dan menyimpan  segala surat-surat keluar dan masuk. Pada organisasi yang kecil dan tidak banyak fungsi organisasinya, mungkin tidak ada masalah dengan pergerakan fail dan  mendapatkan kembali apa-apa dokumen dan fail yang diperlukan...  tapi  bagi organisasi yang besar dan pelbagai fungsinya seperti LADA ini sistem penyimpanan dan dan perekodan fail adalah amat penting kerana setiap hari begitu banyak surat-surat masuk dan keluar dan juga begitu banyak fail-fail yang pelbagai maksud dibukakan.. Sekiranya ianya tidak ada sistem   yang teratur sudah tentu akan menyukarkan pengurusan bagi mendapatkan kembali fail-fail yang diperlukan .

Cara pengkelasan juga perlu diberi perhatian agar ianya lebih sistematik dan memudahkan sesiapa sahaja yang memerlukan fail-fail tertentu.

Terima kasih..

RASUAH DAN TIDAK JUJUR PEMUSNAH BANGSA DAN NEGARA

Catatan..  Mohd Asri Redha
Tarikh... 08.12.17

Assalaamualaikum WRT dan Selamat Malam

Ketemu lagi saudara pembaca  blog saya. Terima kasih kerana sudi membaca. Bukan senang nak baca blog orang, apatah lagi cerita-cerita yang memboringkan seperti ini. Kerana sekarang orang lebih suka membaca cerita-cerita dan gosip2 politik dan artis sahaja. Tapi saya tulis juga sebagai satu rekod diri dan jabatan saya supaya kita tidak lupa pada apa  yang telah dipelajari.

Hari ini saya menghadhiri bengkel  berkenaan Pengurusan Risiko Rasuah untuk anggota kakitangan LADA. Bengkel ini akan menyediakan dokumen lengkap bagaimana keterjebakan kakitangan  dalam isu-isu integrity dan rasuah dapat dikurangkan atau dihapuskan sama sekali dan faktor-faktor yang membawa berlakunya rasuah dan tidak berintegriti. 

CRM adalah satu proses pengurusan yang membantu organisasi atau pihak pengurusan atasan untuk mengenalpasti risiko2 rasuah, salah guna kuasa dan penyelewangan serta menyediakan pelan bagaimana ianya boleh dihindari . Dengan cara ini ianya akan memperkukuhkan tadbir urus yang yang boleh menutup ruang untuk aktiviti-aktiviti tidak sihat ini. Sebab itu Pengurusan risiko rasuah yang efektif memerlukan komitmen yang tinggi dari pucuk pimpinan tertinggi sesebuah organisasi.

LADA tampil secara sukarela untuk menyediakan Pelan Pengurusan Risiko Rasuah,. Saya menyebut sukarela kerana tidak ada arahan muktamad yang mewajibkan jabatan-jabatan kerajaan menyediakan pelan tersebut. Sebagai pegawai pengurusan atasan saya amat memerlukannya kerana dengan adanya pelan ini akan lebih memudahkan pihak pengurusan untuk menangani isu rasuah dan integriti dikalangan anggota LADA.

Satu bengkel Penyediaan Pelan Pengurusan Risiko Rasuah (CRM) yang melibatkan pegawai-pegawai kanan LADA  telah diadakan dari 05.12.17 hingga 07.12.17 di Pulau Tuba. Saya tidak mahu menceritakan panjang lebar apa isi kandungan Pelan Pengurusan Risiko yang dihasilkan dari bengkel ini kerana ianya agak teknikal dan panjang sedikit. Cuma yang pentingnya pihak pengurusan sudah mengenalpasti akan punca  masalah rasuah ini dan apa kesannya kepada LADA sama ada dalam jangka pendek atau jangka panjang. Disamping itu langkah-langkah kawalan atau penyelesaian dapat dibuat seperti kukuhkan kawalan sedia ada melalui penambahbaikan keatas pemantauan, system, polisi dan proses, laksana kawalan baru atau memperkenalkan kaedah baru untuk mengesan salah laku rasuah yang boleh menyebabkan risiko rasuah..

Sekadar mengambil beberapa contoh yang dibincangkan saya paparkan dalam catatan ini apakah faktor-faktor yang membawa kepada penglibatan isu integrity dan governane

Factor dalaman dan luaran organisasi  memainkan peranan penting . Bengkel mengenalpasti beberapa isu yang memberi kesan kepada isu integrity. Isu dalaman seperti gaya hidup mewah berbanding pendapatan yang diperolehi sememangnya memberi kesan kepada integrity kakitangan kerana peluang yang ada didepan mata sudah pasti tidak akan dibiarkan begitu sahaja. Gaya hidup mewah yang dicipta sendiri sebenarnya memberi kesan yang tidak baik pada individu dan organisasi nya kerana ada ruang untuk pegawai tersebut terlibat dengan gejala rasuah untuk kekal dengan gaya hidup mewah.

Faktor kroni tidak dapat dinafikan merupakan satu penyebab besar kepada integrity. Tapi dari segi nalurinya sudah  semestinya kita akan membantu sahabat-sahabat dan rakan taulan yang kita kenal, kerana itu lebih memudahkan dan kita mengetahui akan prestasinya. Tapi biasanya begitulah, kalau sudah ada persahabatan yang lama sudah tentu  sedikit sebanyak unsur-unsur memberi dan menerima itu ada juga.

Sebenarnya ada banyak factor-faktor lagi yang membawa kepada keterlibatan kakitangan dalam rasuah ini, tetapi memadai sahaja yang saya ceritakan seperti diatas, kerana kalau nak cerita, panjang pula jadinya.

Semua  penyebab kepada berlakunya rasuah telah dikorek sedalam-dalamnya oleh peserta bengkel dan ada juga cadangan-cadangan mengelakkan kakitangan dari terjebak dalam rasuah dan ketidakjujuran dalam melaksanakan tanggungjawab .. In Sya Allah selepas bengkel ini semua penemuan2 ini akan didokumentasikan sebagai Dokumen 'Pelan Pengurusan Risiko LADA'. Bila ada pelan ini akan memudahkan semua pihak mengambil langkah-langkah penambahbaikan dalam prosedur kerja masing-masing.

Terima kasih.



Catatan2 lain berkaitan.. 

http://semangatjatimbas.blogspot.my/2013/03/semangat-jati-asri-redha-integriti-dan.html?m=1

Mr Teh...  Fasilitator yg
berpengalaman 

h

Perlunya Kualiti Dalam Organisasi

Catatan.. :Mohd Asri Redha
Tarikh..   :10 April 2017

Assalaamualaikum.. wbt.
Alhamdulillah.. pagi ini saya memulakan tugas saya dgn memberikan sedikit penerangan kpd peserta bengkel LADA berkenaan dengan kehendak pengurusan tertinggi LADA berkenaan perlunya LADA mempunyai Sijil Kualiti.  Adanya Sijil Kualiti sesuatu organisasi itu menggambarkan kecekapan dan perkhidmatan terbaik yang boleh diberikan dengan mengikut segala prosedur yang ketat dengan jayanya.

Makanya sijil kualiti yg dipilih ialah utk 'renew' pengikhtirafan Sijil Kualiti MS ISO 9001:2008  kepada MS ISO 9001:2015.   ISO ini merupakan "Satu standard bertulis yang menetapkan keperluan asas dalam melaksanakan sistem pengurusan kualiti bagi memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan dan 'stake holder' atau pihak berkepentingan

Sebenarnya LADA telahpun mempunyai Sijil Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008. Sijil ini akan tamat sah lakunya pada 5 September 2017. Jadi apa cara sekalipun sijil ini perlu diperbaharui sblm tamat tempoh sah laku itu. Kalau terlajak tarikh tersebut dan masih lagi tidak memperolehi kelayakan utk dinilai,  LADA terpaksa memohon seperti mana baru memohon jika masih berminat. Sudah tentu ini agak merenyahkan kerana banyak prosedur kena diikuti dalam membuat permohonan baru berbanding dengan memohon untuk membaharui sahaja Sijil yang telah diperolehi dengan sedikit pengubah suaian sesuai dengan versi terkini 2015. Dalam versi 2015 beberapa keperluan baru diperkenalkan iaitu dalam :-

+Konteks Organisasi : Memahami keperluan organisasi dan harapan pihak berkepentingan/pelanggan  serta skop sistem pengurusan kualiti ,
+Pengurusan Risiko : Satu kaedah sistematik bagi mengenalpasti , menilai ancaman risiko dan mengenalpasti kaedah mengurangkan risiko
+Tiada keperluan wajib jawatan wakil pengurusan
+Tiada keperluan wajib menyediakan dokumen manual kualiti
+Tiada keperluan wajib tindakan pencegahan.

Hari ini anak-anak buah saya berbengkel buat kali kedua iaitu Bengkel Dokumentasi SPK ISO 9001:2015 di kompleks LADA..  Kali pertama LADA tlh mengadakan Kursus Kefahaman ISO Versi 2015 pada 14-16 Feb. 2017.
Dalam bengkel dan kursus ini para peserta dibimbing oleh Perunding Kualiti yg mahir dlm bidangnya iaitu saudara Md Jaafar b. Md Jani dari Emjay Training & Consultancy.

Bengkel hari ini adalah  utk membangunkan dokumen SPK dgn keperluan baru yg merangkumi 3 aspek.. iaitu dokumen berkaitan konteks organisasi dan penentuan skop, dokumen berkaitan Pengurusan Risiko.. dan dokumen berkaitan Objektif Kualiti dan Pelan Tindakan. Ada 30 prosedur yg dibangunkan dlm Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015.. Iaitu kesinambungan dari prosedur yg sedia ada. Sebenarnya  utk mendapat sijil ini tidak semudah berkata-kata.. memang susah dan agak teknikal. Peserta kena fahami betul2 proses dan prosedur kerja serta membentoknya dalam dokumen yg bersesuaian dlm Dokumen MS ISO 9001:2015. Adalah diharapkan dalam tempoh 3 hari ini, segala dokumen dapat disiapkan sepenuhnya  dan draf awal dapat dikeluarkan untuk dimuktamadkan setelah mengambil kira komen dari Audit Kualiti Dalaman LADA.

Apa2 pun dalam menyediakan menyediakan dokumen ISO ini prinsip utama yang harus diberi perhatian ialah ianya mesti lah berasaskan kepada perkara2 berikut:

• Fokus kepada pelanggan pada setiap masa
• Pihak pengurusan atasan mesti terlibat dalam menentukan dasar dan hala tuju serta sokongan disamping merancang, melaksana dan memantau
• Semua peringkat kakitangan dalam LADA mesti terlibat dalam sistem penyampaian perkhidmatan,
• Pendekatan proses iaitu keupayaan menggunakan sumber yang ada dan aktiviti yang berkaitan diuruskan sebagai satu proses yang standard
• Keputusan-keputusan yang dibuat mestilah berdasarkan maklumat dan data yang ada 
• dan seteusnya memastikan hubungan dengan pelanggan  dan semua pihak berkepentingan sentiasa terjalin baik atau perkhidmatan yang diberikan dapat dilaksanakan dengan berkesan dan cekap

Saya berdoa apa yg di usahakan ini akan beroleh kejayaan yg diharapkan... Tentunya kejayaan cemerlang.. Ada nikmat yang tersendiri jika kita berjaya mendapat pengikhtirafan tersebut... kerana itu adalah hasil sebahagian sumbangan usaha kita.   In Sya Allah..

ok.. itu saja coretan saya hari ini sambil2 dok dengar saudara Md Jaafar beri tunjuk ajar pada anak2 buah saya...